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    • gestion1La gestión documental se define como un conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final facilitando su utilización y su conservación.

      Al final, detalla las operaciones al interior de una entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos, de forma centralizada y coordinada.

      Objetivos de la gestión documental en una empresa

      • gestion2Resaltar la importancia que tiene los documentos de archivos dentro de cualquier institución pública o privada.
      • Normalizar la utilización de materiales, utilizando equipos y materiales ecológicos.
      • Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.
      • Controlar el uso y la circulación de los documentos.
      • Evitar la creación de documentos innecesarios, la duplicidad y la presencia de versiones caducadas.
      • Simplificar los procedimientos.
      • Organizar (clasificar, ordenar y describir) los documentos para su adecuada explotación al servicio de la gestión y la toma de decisiones.
      • Asegurar la disponibilidad de los documentos esenciales en situaciones de crisis o emergencia.
      • Permitir la recuperación de información de una forma mucho más rápida, efectiva y exacta.
      • Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de la organización como verdaderas unidades de información útiles no solo para la administración sino también para la cultura.

      Ventajas y retos de la gestión documental

      La gestión documental aporta ventajas como ahorro de tiempo, organizar y mantener correctamente los documentos de la empresa y es una tarea clave que nos puede ahorrar muchísimo tiempo y dinero al querer encontrar un documento o información, también permite conservar documentos.

      El reto de la gestión documental es buscar soluciones adecuadas, funcionales y tecnológicas que garanticen su originalidad e integridad. También debe cuenta con un buen sistema de administración de documentos que permita almacenar y recuperar la información, es vital para la permanencia de cualquier organización, sin importar su tamaño.

      Como recurso, la gestión documental provee información, y como activo, proveen documentación. Si utilizamos sistemas automatizados para archivar la información, éstos nos ayudan a localizar el documento en una forma más rápida y desde cualquier lugar, sea en la organización o fuera de ésta.

      Knosys Blue, tu gestor documental

      Knosys Blue EnterpriseEn esto se basa y radica el éxito de Knosys Blue. La versatilidad, la potencia de búsqueda, la adaptabilidad a cualquier tamaño de empresa, la usabilidad de su interfaz y lo fácil que hacer las tareas complicadas de una gestión documental, hacen de Knosys Blue uno de los mejores gestores documentales del mercado.

      Knosys Blue en cualquiera de sus versiones Standalone (Home o Professional) o versiones cliente/servidor (SMB o Enterprise) permite a los usuarios generar, organizar, administrar, publicar, editar y compartir su información de forma rápida, ágil y eficaz.

      Si ya sabes lo que es la gestión documental, veras en Knosys Blue la herramienta perfecta para llevar a buen fin tu trabajo, ya sea desde la pequeña catalogación de una mediateca a incluir toda la documentación de un Consejo Consultivo o los dictámenes y sentencias emitidos por un Juzgado.

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      Micronet gestiona con garantía de éxito, cualquier iniciativa de gestión electrónica de grandes volúmenes de información, ofreciendo las fórmulas y tecnologías más adecuadas para su realización. No hay solución más útil para una organización que aquella que le permite poner a disposición de todos sus componentes la totalidad de su conocimiento. Realizamos su proyecto desde la fase de analisis, hasta su publicación fisica en cualquier medio, ya sea CD, DVD, Llave USB o Internet.

      El motor de consulta de Knosys Blue nos permite separar la presentación en pantalla y su publicación en cualquier dispositivo, de la propia gestión documental de la información. Haciendo que el cliente tan sólo se preocupe de introducir la información en el gestor.

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