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    • EmailAhora, cuando nos presentamos a alguien, nos damos el número de teléfono (que hemos pasado de dar el teléfono fijo a dar el móvil) pero ahora, además, nos intercambiamos el correo electrónico. El uso del correo electrónico se extiende entre la gente como si fuera nuestro propio móvil.

      Cuando el correo electrónico es nuestro, de forma personal, si tenemos algún problema con él, no protestamos, ni montamos en cólera y normalmente terminaremos cambiando de proveedor y nos registraremos en otro servicio de correo, el ejemplo más claro y reciente, el cierre del correo de Terra, pero cuando el correo es de empresa y tenemos por detrás a un administrador de sistemas o a alguien a quien recurrir, entonces nuestro problema se lo endosamos al administrador del correo. Es entonces cuando los administrador de correo, se vuelven locos por solucionarnos el tema, cuando normalmente ha sido por culpa del usuario.

      Un uso eficiente del correo, no sólo evita este tipo de cosas, sino también ahorra costes, tiempo de respuesta, espacio en nuestros discos duros, espacio en nuestro proveedor de internet y nuestra experiencia con este servicio será mucho más agradable.

      En resumen, este podía ser un “decálogo” sobre el uso eficiente del correo electrónico:

      1. No enviar las urgencias por correo. Si el compañero a quien va destinado está en la misma oficina, levántate y habla con él.
      2. No hagas discusiones por correo electrónico. No son productivas, telefonea o monta una reunión, pero no intercambies correos electrónicos.
      3. Evita que los que reciban tu correo pierdan el tiempo, envía el correo si es imprescindible, a las mínimas personas y con un asunto claro.
      4. Buzon de correoEvita los correos del tipo: “Gracias”, “ya está”, “ya voy”, “no me has contestado” o “nos vemos luego”.
      5. Borra el correo si no es necesario. Los correos indicados en la regla anterior, ocupan espacio y NO SIRVEN de nada. Lo mismo con los correos de publicidad o marcados como “SPAM”, si el correo no te interesa, BORRALO.
      6. No utilices el correo para enviar ficheros a compañeros a los que puedes enviárselos utilizando la propia red. Utiliza las carpetas compartidas y las unidades NAS (si existen) de tu red. Y cuando mandes un fichero, no sobrepases, como regla general los 2 Mb.
      7. Limpia de vez en cuando las carpetas de “elementos eliminados” y “elementos no deseados”. Aunque tú no los veas, están ocupando espacio en el servidor de tu correo y por tanto tu cliente de correo debe sincronizar ambas carpetas.
      8. NO GUARDES DOCUMENTOS EN EL CORREO ELECTRÓNICO, NO ES UN GESTOR DE CONTENIDOS, NO ES UN DISCO DURO. Crea una carpeta para tus documentos, pero no utilices el correo electrónico para guardar las fichas de productos, hojas de cálculo, documentos Word, etc… ya que ocupan espacio en el servidor y te restan cuota de correo.
      9. Si un correo es importante, NO DEBERÍA estar en un servidor de correo IMAP, haz una copia en tus carpetas personales y bórralo del servidor.
      10. El espacio en los servidores cuesta dinero y tiempo. Cuando menos correo tengas en el servidor, más ahorras, más rápido irá tu ordenador y menos problemas tendrás con las suite de seguridad.

      Además, recuerda que si tienes una Suite de Seguridad, esta normalmente, revisará los correos entrantes y salientes, además si tu correo es IMAP, al pedir sincronizar una carpeta la Suite revisará todos y uno de los correos existentes, por lo que el ordenador se puede ralentizar y darnos la sensación de que se “ha colgado“.

      Si seguimos estas diez reglas básicas seguramente evitemos las llamadas a nuestro administrador de sistemas y nuestro correo electrónico será mucho más veloz y usable, con lo cual mejora nuestranuestra experiencia con el mismo.